Als je klant bent bij een VoIP-provider, zoals Beltify, dan ken je het misschien wel: het belplan. Het wordt ook wel eens belroute of routering genoemd.
In het belplan stel je in wat er moet gebeuren als je nummer gebeld wordt. Het is dus de route die de beller naar jouw nummer aflegt. Met een belplan bepaal je dus zelf hoe professioneel je overkomt en hoe bereikbaar je bent als bedrijf.
Hier leg ik uit wat je kunt met het belplan en hoe je het instelt.
In veel gevallen is een belplan heel simpel: je hebt 1 stap in het belplan, namelijk ‘je gebruiker’ voor een aantal seconden. Dit betekent dat wanneer je nummer gebeld wordt je belapp bijvoorbeeld 45 seconden gaat rinkelen. Heb je niet een volgende stap in je belplan, dan krijgt de beller ‘een niet beschikbaar toon’ te horen.
Wil je dat een beller na het rinkelen de mogelijkheid heeft een voicemail in te spreken? Maak dan onder ‘Beheer’ een voicemail aan voeg deze als tweede stap toe aan het belplan. Dan heeft de beller nog de kans wat in te spreken en de ingesproken melding krijg jij binnen op je e-mailadres als geluidsbestandje.
Werk je met meerdere collega’s? Dan kun je een belgroep gebruiken in je belplan. Creëer de belgroep eerst onder ‘Beheer’ en voeg daar de belapps toe van je collega’s. Vervolgens ga je naar belplan en kies je daar voor de aangemaakte belgroep als eerste stap. Wanneer het nummer gebeld wordt, gaan alle telefoons van de mensen in de belgroep tegeljk rinkelen. Degene die het eerst opneemt, krijgt de oproep.
Bedrijven waar een paar mensen hebben het vaak zo ingesteld:
Als je een pakket hebt waar openingstijden in zitten, kun je je belplan zo instellen dat een beller op basis van tijd een bepaalde route aflegt. Bijvoorbeeld: belt iemand om 14:00 uur, dan wordt de beller naar een route gestuurd waarin een belapp of belgroep zit, zodat er iemand de telefoon kan opnemen. Om 17:31 uur krijgt de beller een melding te horen dat het bedrijf tussen 9:00 en 17:30 uur geopend is.
Eerst maak je onder ‘Beheer’ de openingstijden aan. Vervolgens voeg je deze toe in het belplan door. Kies voor ‘openingstijden’ en dan openen zich direct de twee opties: ’tijdens openingstijden’ en ‘buitenopeningstijden.
Vul beide opties in, sla op en klaar ben je!
Met het belplan kun je alle opties in de telefooncentrale koppelen aan je telefoonnummer. Zo kun je bijvoorbeeld bij een keuzemenu instellen wat er onder elke optie moet gebeuren. Zelfs hierin kun je instellen dat opties wijzigen op basis van de tijd. Je kunt het belplan zo uitgebreid mogelijk als je zelf wilt.
Zorg in ieder geval altijd dat je klant een route zo aflegt dat deze altijd zo goed mogelijk geholpen wordt en zoveel mogelijk duidelijkheid krijgt.
Het maakt niet uit of je een belplan eenvoudig maakt, of juist met veel opties. Het handige aan het belplan is dat je ermee het verschil kunt maken bij je klanten. Een mobiel nummer kan alleen aan of uit staan met een voicemail.
Bij een vast nummer met belplan heb je als bedrijf veel meer mogelijkheden om je klant een goede ervaring te geven, zoals een hogere kans dat een oproep wordt opgenomen in een belgroep, een gepersonaliseerde welkomstmelding en een buiten-openingstijdenmelding.
🔗 Vast nummer op mobiel gebruiken
🔗 085-nummer aanvragen
🔗 Hoe werkt een belapp precies?