Zakelijke telefonie anno nu

Van ISDN naar VoIP naar belapps en integraties

Als je dertig jaar geleden een bedrijf startte was één van de eerste aankopen een goede ISDN-centrale met een paar nummers, zodat je kon bellen en gebeld kon worden. (En ook faxen natuurlijk!) Zaken werden telefonisch en in persoon gedaan en een ISDN-centrale was onmisbaar.

Het internet en mobiele telefonie hebben nogal wat veranderd. E-mail verving de post, mobiele nummers vervingen veel vaste nummers. Vooral zzp’ers gingen massaal over op mobiele nummers, maar wel met bijbehorende onhandigheden, zoals het doorschakelen naar mobiele nummers en het niet uitgaand kunnen bellen met een vast telefoonnummer.

Rond 2019 eindigde het ISDN-tijdperk doordat VoIP-telefonie, telefonie via het internet, in alles beter was. Dat gaf ondernemers de mogelijkheid zelf hun telefonie volledig naar wens in te richten, zonder dat er dure updates aan fysieke centrales nodig waren.

Veel bedrijven gebruiken nog vaste telefoons, zoals draadloze DECT-telefoons of bureautoestellen. Die telefoons zijn niet stuk te krijgen en ze hebben maar één simpele functie: bellen. En soms: doorschakelen naar een mobiele telefoon.

Voordelen gebruik van een zakelijke belapp

• Geen dure aanschaf en onderhoud van hardware
• Werkt gewoon op je huidige telefoon en die van je collega’s
• Bij uitgaand bellen word je zakelijke vaste nummer meegestuurd
• Een belapp kan je gewoon buiten kantoortijden uitschakelen voor een betere scheiding van werk en privé
• De belapp heb je altijd bij je en rinkelt dus niet in een leeg kantoor
• Kan ook worden geïnstalleerd op een laptop

Veel startende bedrijven kiezen ervoor om eerst met een mobiel 06-nummer bereikbaar te zijn. Dat is geen gek idee in de beginfase van je bedrijf: je telefoon en je nummer heb je al, dus dat is makkelijk en je hebt al genoeg zaken om je druk over te maken.

Je nummer is alleen al wel helemaal verweven met je privé-leven en daardoor is het moeilijker om privé en zakelijk gescheiden te houden, helemaal als je bijvoorbeeld ook zakelijke whatsappjes begint te krijgen. Zo ben je echt altijd aan het werk, en dat kan niet de bedoeling zijn.

Daarnaast zijn mensen eerder geneigd naar een vast nummer te bellen dan naar een mobiel nummer, omdat een vast nummer nou eenmaal een professionelere uitstraling heeft. Een vast nummer is voor veel mensen namelijk echt een bedrijfsnummer en een mobiel nummer is nog altijd een privé-nummer.

Dus voor een professionele uitstraling kun je als bedrijf beter voor een vast nummer kiezen.

Meer mogelijkheden van een zakelijk vast nummer

Je vaste zakelijke nummer gebruik je gewoon via een belapp, of via een rechtstreekse doorschakeling. Een VoIP-telefoonnummer heeft als voordeel dat je het kunt uitbreiden met extra functies, zoals:

Belgroepen: waarmee je dus een oproep op meerdere telefoons tegelijkertijd kan laten rinkelen.
Openingstijden en meldingen: waardoor je binnen openingstijden alleen een welkomstbericht hoort als beller waarna de telefoon bij een of meerdere mensen gaat rinkelen, en na openingstijden automatisch een ‘gesloten’-bericht met de optie om een voicemail achter laten. Hiermee kun je uiteraard ook weekenden en feestdagen instellen.

Keuzemenu: zodat je bepaalde bellers meteen naar de juiste persoon kunt doorsturen. Toets 1 voor vragen over je factuur, 2 voor technisch support en 3 voor overige vragen. Elke keuze geef je een eigen eindbestemming, zoals een telefoon of een belgroep met meerdere telefoons.

En een logische toepassing bij telefonie via het internet: Webhooks. Hiermee koppel je je telefonie aan andere webtoepassingen, zoals aan een CRM of een online agenda. Stel bijvoorbeeld in dat je telefoon niet meer rinkelt tijdens meetings in je Google Calendar.

Er zijn nog veel meer handige features in de meeste online centrales, zoals wachtrijen, conference rooms, meeluistermodules, etc.