Stel: je hebt een bedrijf met vijf collega’s. Laten we het als voorbeeld een makelaarskantoor noemen. Er werken dus vijf mensen. Hoe richt je daarvoor je telefonie slim in?
Veel makelaars gebruiken een 06-nummer. Met een beetje geluk is dat een nummer van het kantoor, maar vaak is het hun eigen privé-nummer. Daar krijgen ze dan een kleine vergoeding voor. Het voordeel daarvan is dat klanten altijd kunnen bellen. Het nadeel: klanten bellen dus ook altijd. Dus ook ’s avonds, in het weekend, of tijdens de skivakantie van makelaar Alex. En dan wil iemand weten hoeveel biedingen er al zijn binnengekomen op een huis. Alex kan zijn telefoon niet doorschakelen en heeft dus weinig keuze.
Dit kan allemaal veel makkelijker. Het probleem met 06-nummers is namelijk dat ze zijn gekoppeld aan een persoon, niet aan je bedrijf. Ze zijn ook niet flexibel instelbaar. Als Alex bijvoorbeeld een aanbieding krijgt van een ander makelaarskantoor met een beter salaris, neemt hij zijn 06-nummer en daarmee ook zijn klanten gewoon mee. Niet handig als jij net je kantoor aan het opbouwen bent.
Je hebt eigenlijk geen 06-nummers meer nodig. Je kunt gewoon vaste nummers op mobiele telefoons gebruiken. Iedereen belt via een belapp en klanten merken daar niets van. Ik zal je uitleggen hoe dat werkt en wat de voordelen zijn.
Stel: je kantoor zit in Haarlem. Dan kies je voor 023-nummers. Je neemt bijvoorbeeld een reeks van tien opeenvolgende nummers. Eentje wordt het hoofdnummer – het mooiste – en dat zet je op je website. De rest van de nummers geef je aan je collega’s. Dan hou je er nog een paar over voor als je bedrijf groeit.
Op kantoor zet je één vaste telefoon neer, voor degene die daar werkt. Alle vijf de collega’s zetten een belapp op hun eigen mobiele telefoon. Daarmee kunnen ze bellen en gebeld worden via hun eigen vaste nummer. Ook gebruiken ze allemaal WhatsApp Business met dat nummer, dus klanten kunnen ook berichten sturen naar dat vaste nummer.
In je online telefooncentrale bepaal je wat er moet gebeuren als iemand een nummer belt. Bijvoorbeeld:
023-12345670 – Hoofdnummer
→ Beller hoort: “Welkom bij Makelaarkantoor Haarlem.”
→ Vervolgens wordt gekeken of het binnen openingstijden is:
– Ja? Dan rinkelen de telefoons op kantoor (1 en 2) 30 seconden.
– Niet opgenomen? Dan rinkelen de belapps van collega’s 1, 2 en 3.
– Nog steeds geen gehoor? Dan volgt voicemail of antwoordservice.
– Buiten openingstijden? Dan hoort de beller: “Momenteel zijn wij niet bereikbaar. Onze openingstijden zijn… Stuur gerust een WhatsApp of laat een voicemail achter.”
023-12345671 – Persoonlijk nummer van Alex
→ Dit nummer geeft Alex aan klanten zodra ze een project met hem doen.
– Gaat eerst 20 seconden over op zijn belapp.
– Neemt hij niet op? Dan rinkelt de telefoon op kantoor.
– Nog steeds niet opgenomen? Dan volgt een melding: “Stuur een WhatsApp naar dit nummer of spreek een voicemail in.”
Alex kan zelf in zijn app instellen dat hij tijdelijk niet bereikbaar is, bijvoorbeeld tijdens een rondleiding. Hij kan ook aangeven dat hij alleen bereikbaar wil zijn voor collega’s, zodat die wel kunnen doorschakelen.
Dezelfde logica gebruik je voor de andere persoonlijke nummers.
Je kunt je telefonie nog slimmer instellen. Bijvoorbeeld door je agenda te koppelen. Staat er tussen 10:30 en 11:15 een bezichtiging in de agenda van Alex? Dan rinkelt zijn telefoon niet, maar gaat het gesprek direct naar kantoor. Zonder dat hij daar zelf iets voor hoeft te doen.
Je kunt ook belgroepen instellen. Dan rinkelt een oproep bij meerdere collega’s tegelijk. Zo vergroot je de kans dat een beller direct iemand spreekt.
Telefonie is niet ingewikkeld. Je stelt het eenmalig goed in, en daarna werkt het gewoon. Je collega’s werken met hun eigen telefoon, maar met vaste nummers. Ze houden hun vrije tijd écht vrij. En je klanten krijgen een professioneel bedrijf aan de lijn, niet een mobiel nummer zonder voicemail.
Meer weten over hoe je dit makkelijk instelt? Bekijk dan ook onze uitleg over bellen via Beltify.